Instrukcja użytkownika integracji trinet NetSuite

Integracja NetSuite z Trinet

Informacje o produkcie

• Nazwa produktu: TriNet + NetSuite Integration
• Funkcjonalność: Integracja między TriNet i NetSuite w celu automatyzacji tworzenia wpisów w dzienniku

WSTĘP

Integracja między TriNet i NetSuite eliminuje potrzebę ręcznego tworzenia wpisów dziennika, oszczędzając czas i zapobiegając błędom. Po uruchomieniu listy płac TriNet utworzy te wpisy dziennika na podstawie zmapowanych kont i umożliwi Ci ich wprowadzenie do księgi głównej NetSuite.

Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, musisz mieć następujące role lub uprawnienia:

• Autoryzator HR i/lub wprowadzanie listy płac
• Administrator Integracji
• Administrator lub użytkownik Workforce Analytics

1. Aby uzyskać dostęp do NetSuite, upewnij się, że jesteś w trybie administratora/menedżera view na platformie TriNet.
2. Kliknij Marketplace w menu nawigacyjnym.
3. W obszarze Wszystkie aplikacje wyszukaj kartę NetSuite i kliknij View Bliższe dane.
4. Kliknij Skonfiguruj integrację i postępuj zgodnie z instrukcjami dla NetSuite. Jest to wymagana, jednorazowa konfiguracja przed połączeniem z NetSuite.
5. WAŻNE: Aby wykonać tę konfigurację w NetSuite, musisz być administratorem NetSuite.
   NOTATKA: Podczas odznaczania pól wyboru w sekcji Uwierzytelnianie oparte na tokenach w NetSuite należy odznaczać je w następującej kolejności:
   1. Przepływ autoryzacji TBA
   2. UWIERZYTELNIANIE OPARTE NA TOKENACH
6. Po zakończeniu kliknij Kontynuuj i połącz się z NetSuite.
7. Kliknij Połącz. Wprowadź swoje dane uwierzytelniające NetSuite i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć się z NetSuite.
8. Po pomyślnym połączeniu z NetSuite wybierz przycisk Edytuj, aby rozpocząć mapowanie kont księgi głównej. W razie potrzeby możesz również „Rozłączyć”.
   Jeśli w dowolnym momencie zajdzie potrzeba uaktualnienia lub zmiany ustawień NetSuite, możesz skorzystać z ikony koła zębatego na karcie NetSuite. Notatka: Rozłączenie spowoduje zakończenie bieżącego połączenia z NetSuite. Wcześniej zmapowane konta zostaną jednak zapisane.

Mapowanie kont księgi głównej

• Teraz, gdy połączyłeś się z systemem księgowym, kolejnym krokiem jest przygotowanie kont do mapowania.
• Zanim przejdziemy do każdego kroku, upewnijmy się, że masz wszystko, czego potrzebujesz przed mapowaniem kont:
  • Czy planujesz mapowanie według działów lub lokalizacji? Jeśli tak, upewnij się, że Twoje działy i lokalizacje zostały przypisane do Twoich pracowników w tej sekcji platformy TriNet – Administracja firmy > Działy i lokalizacje.
  • Czy masz konto księgi głównej dla każdego działu lub lokalizacji? Jeśli tak, musisz dodać wiersz dla każdej aktywności w każdej z sześciu kategorii listy płac, dla których chcesz zobaczyć podział. Jeśli nie, nie musisz mapować według działu lub lokalizacji. Nasz raport księgi głównej zawiera podział dla lepszej wizualizacji.

Mapowanie księgi głównej

Krok 1

Czas zmapować działania/kody TriNet z planem kont w systemie księgowym.

Przydatne wskazówki:

• Duplikaty wpisów nie są dozwolone.
• Kliknij przycisk Odśwież COA, aby ponownie załadować najnowszy plan kont.
• Użyj opcji Dodaj wiersz, aby dodać nową aktywność do listy.
• Wszystkie kategorie list płac muszą zostać zmapowane przed przesłaniem zmapowanych kont.
• Przed wygenerowaniem raportu Księgi Głównej wymagany jest co najmniej jeden cykl obsługi listy płac.
• Domyślne obciążenie: Jest to działanie zabezpieczające – zwykle konto „Zapytaj mojego księgowego lub różne” lub może to być również unikatowe działanie oparte na kategorii listy płac. Na przykładample: W ramach podatków pracodawcy – podatki od wynagrodzeń mogą być kontem wydatków, ale także domyślnym kontem debetowym.
• Faktura lub konto rozliczeniowe listy płac: Powinien zostać przypisany do Twojego konta gotówkowego
• Domyślny kredyt: Zawsze będzie takie samo jak „Faktura lub Konto rozliczeniowe płac”.
• Aby rozpocząć, kliknij kartę Mapowanie księgi głównej.
• Kliknij Edytuj dla każdej kategorii listy płac i rozpocznij mapowanie kont.
  Ważny: Przed włączeniem przycisku Prześlij należy zmapować wszystkie kategorie.
• Rozpocznij mapowanie swoich działań TriNet z planem kont dla wybranej kategorii listy płac. Kolumna planu kont będzie początkowo pusta. Kliknij wewnątrz pola, aby zobaczyć listę swojego planu kont do wyboru dla każdej pozycji wiersza aktywności.
• Kolumny i filtry umożliwiają dodatkową personalizację.
• Opcjonalne grupowania (Grupowanie A i B) są dostępne na karcie Kolumny.
• Dodaj wiersz (opcjonalnie) – aby dodać dodatkową aktywność TriNet do dowolnej kategorii listy płac, kliknij opcję Dodaj wiersz na liście aktywności TriNet.
• Po zamapowaniu wszystkich kategorii płac możesz przejść do Ustawień NetSuite (opcjonalnie) lub kliknąć Prześlij, aby wysłać zamapowane konta do TriNet.

Ustawienia NetSuite Opcjonalne

Krok 2 

Jeśli śledzisz działy i lokalizacje w NetSuite, możesz użyć funkcji Ustawienia, aby wskazać, gdzie wartości działów/lokalizacji TriNet powinny być zgodne z wartościami w NetSuite.

Najpierw musisz skonfigurować działy i/lub lokalizacje TriNet na platformie, przechodząc do Administracji firmy > Działy i lokalizacje.

• Po zamapowaniu kont kliknij przycisk, aby wysłać swoje zmapowane konta do TriNet. Twój system księgowy zostanie wyświetlony w obszarze Moje połączone aplikacje z wskaźnik.
• Ponadto, jeśli rozłączysz się z systemem księgowym, powiązane konta zostaną zapisane, a system księgowy zostanie przeniesiony do sekcji Wszystkie aplikacje ze wskaźnikiem Wysłane.
• Jeżeli nawiążesz połączenie z systemem księgowym i nie zmapujesz swoich kont, wskaźnik wyświetli przypomnienie o mapowaniu kont.
• Jeśli rozpoczniesz proces mapowania, ale nie ukończysz go dla wszystkich kategorii, Twój status zmieni się na W toku.
• Jeśli zakończysz mapowanie, ale nie klikniesz Wyślij, Twój status zmieni się na Zmapowano.

Dostęp do raportu księgi głównej

Do view i/lub eksportować raport księgi głównej, użytkownik musi mieć dostęp do zabezpieczeń view raporty. Aby upewnić się, że użytkownik ma dostęp do raportowania, przejdź do Raporty i analityka > Administracja > Zarządzaj użytkownikami z poziomu Administratora/Menedżera view.

Upewnij się, że użytkownik jest oznaczony w raportach dotyczących płac i księgowości, a konkretnie w raporcie Księgi głównej w tej sekcji.

Pobierz raport księgi głównej

Dostęp do raportu Księgi głównej można uzyskać, wybierając kolejno Raporty i analizy > Płace i księgowość > Księga główna.

Notatka: Przed wygenerowaniem raportu Księgi Głównej wymagany jest co najmniej jeden cykl obsługi listy płac.

W raporcie Księgi głównej kliknij Więcej działań > Eksportuj i wybierz swój system księgowy.

Dane z księgi głównej zostaną zaksięgowane w systemie księgowym w formie wpisów dziennika według kont, daty, obciążeń, uznań, opisu, numeru czeku/faktury, lokalizacji i działu (jeśli dotyczy).

Kody TriNet Opcjonalne

TriNet Codes to opcjonalny krok wstępnego mapowania, który umożliwia dostosowanie kodów, których chcesz używać z TriNet. Ta sekcja zawiera listę kodów dostępnych w TriNet. Jeśli zdecydujesz się wykonać ten krok, musi on zostać ukończony przed mapowaniem kont.

• Domyślnie zostaniesz przeniesiony do siatki trybu podstawowego, która zawiera podstawowe kody potrzebne do raportowania księgi głównej. Jeśli musisz zmapować więcej kodów niż wymienione, możesz przełączyć się do trybu eksperta za pomocą przełącznika. Aby view porównanie trybu podstawowego i eksperckiego, kliknij Co to jest?.
• WAŻNE: Wybierz Basic lub Expert przed dostosowaniem lub mapowaniem kont. Jeśli zmienisz później, będziesz musiał ponownie wprowadzić swoje dane.
• Jeśli nie chcesz dostosowywać kodów, po prostu kliknij opcję Pomiń ten krok lub Mapowanie księgi głównej, aby przejść do następnego kroku.
• Jeśli chcesz dostosować kody, kliknij Edytuj dla każdej kategorii listy płac, aby wyświetlić siatkę dostosowywania kodów TriNet.
• Siatka wyświetla wszystkie działania i ich powiązane kody w ramach wybranej kategorii listy płac.
• Rozpocznij dostosowywanie kodów poprzez dodanie lub edycję wymienionych działań.
• Kolumny i filtry są dostępne po prawej stronie siatki w celu dodatkowej personalizacji. Nagłówki kolumn umożliwiają również dodatkowe filtrowanie i relokację kolumn.
• Po dostosowaniu kodów możesz kontynuować mapowanie kont.

Prawa autorskie 2024 TriNet. Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie znaki towarowe, nazwy handlowe, znaki usługowe i logo wymienione w niniejszym dokumencie należą do ich odpowiednich firm. Treść tego dokumentu została przygotowana wyłącznie w celach edukacyjnych i informacyjnych. Treść nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w żadnych konkretnych kwestiach. Przekazanie tych informacji nie ma na celu utworzenia, a ich otrzymanie nie stanowi, relacji prawnik-klient między TriNet, autorem(ami) lub wydawcą(ami) a Tobą. Nie powinieneś działać ani powstrzymywać się od działania w żadnej kwestii prawnej opartej na treści bez zasięgnięcia profesjonalnej porady

Często zadawane pytania

• Co się stanie, jeśli rozłączę się z systemem księgowym?
  W przypadku rozłączenia powiązane konta zostaną zapisane, a system księgowy zostanie wyświetlony w sekcji Wszystkie aplikacje ze wskaźnikiem Wysłane.
• Co powinienem zrobić, jeśli nawiążę połączenie, ale zapomnę zmapować swoje konta?
  Jeśli zapomnisz zmapować konta, przed kontynuacją pojawi się wskaźnik przypominający o konieczności ich zmapowania.